УТВЕРЖДЕН Постановлением Администрации города Воткинска от 22.06.2011г. № 1197

С изменениями

Постановление Администрации

города Воткинска

от 13.12.2012г. № 2966

ПРОЕКТ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

Управления по делам архивов Администрации города Воткинска

по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и

практической помощи в работе по организации документов

в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам

делопроизводства и архивного дела»

Оглавление:

Наименование раздела, подраздела	№ л.л.
I. Общие положения	5
Описание Заявителей	5
II Стандарт предоставления муниципальной услуги	6
Наименование муниципальной услуги	6
Наименование муниципального органа, предоставляющего муниципальную услугу	6
Результат предоставления муниципальной услуги	6
Сроки предоставления муниципальной услуги	6-7
Правовые основания для предоставления муниципальной услуги	7-8
Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги	8-9
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги	9
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги	9-10
Размер платы, взимаемый с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги	10
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги	10
Срок регистрации документов Заявителя о предоставлении муниципальной услуги	11
Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, информационным стендам с образцами для заполнения и перечнем документов для получения муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов	11-13
Показатели доступности и качества муниципальной услуги	13-16
III Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения	16-17
Описание последовательности действий при приеме и регистрации заявки (заявления) о предоставлении муниципальной услуги или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента	17
Описание последовательности действий при рассмотрении заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, принятие решения начальником Управления	18
Описание последовательности действий при выдаче методической литературы	18
Описание последовательности действий при подготовке и организации семинара, лекции	18-19
Описание последовательности действий при оказании консультации	19
Описание последовательности действий при проверке комплектности и правильности оформления документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета (ЭК Администрации города Воткинска)	19-20
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента	20
Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги	20
Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами Управления положений Административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги	21
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги	21-22
Ответственность должностных лиц Управления за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги	22
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) муниципального органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц (муниципальных служащих)	22-24

Приложения:

№ приложения	Наименование приложения
1	Форма заявки (заявления)
2	Форма сопроводительного письма
3	Форма номенклатуры дел
4	Форма описи дел постоянного хранения
5	Форма описи дел по личному составу
6	Форма описи научно-технических документов
7.1	Форма описи видеодокументов
7.2	Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок)
7.3	Форма описи фонодокументов магнитной записи
7.4	Форма описи фотоальбомов
7.5	Форма описи фотодокументов
7.6	Форма описи электронных документов постоянного хранения
8	Форма акта об утрате документов

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Управления по делам архивов Администрации города Воткинска по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела»

I. Общие положения

1. Административным регламентом Управления по делам архивов Администрации города Воткинска по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела» (далее – Административный регламент) регулируется порядок предоставления муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи организациям, в установленном порядке включенным в список организаций – источников комплектования Управления по делам архивов Администрации города Воткинска (далее – источники комплектования) и организациям, не являющимся источниками комплектования Управления по делам архивов Администрации города Воткинска в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела (далее - муниципальная услуга).

Описание Заявителей

2. Получателями муниципальной услуги выступают организации – источники комплектования Управления по делам архивов Администрации города Воткинска и организации, не являющиеся источниками комплектования (далее – Заявители).

3. Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги

4. Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Наименование муниципального органа,

предоставляющего муниципальную услугу

5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется Управлением по делам архивов Администрации города Воткинска (далее – Управление).

6. При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями всех форм собственности.

Результат предоставления муниципальной услуги

7. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- оказание консультации по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- выдача методической литературы по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- проведение семинаров, лекций по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- представление документов организаций – источников комплектования Управления на рассмотрение Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК Комитета) или представление документов организаций, не являющихся источниками комплектования, на рассмотрение Центральной Экспертной комиссии Администрации города Воткинска (далее – ЦЭК Администрации).

Сроки предоставления муниципальной услуги

8. Муниципальная услуга предоставляется в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от Заявителя после устранения выявленных нарушений.

Время ожидания Заявителя в очереди при подаче документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, для предоставления муниципальной услуги, при получении информации и результата муниципальной услуги не может превышать 15 минут.

Продолжительность приема у ответственного должностного лица не должна превышать 10 минут, если не требуется консультация о правилах подготовки нормативно-методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления, представленных источниками комплектования.

9. Сроки прохождения отдельных административных процедур:

прием и регистрация документов о предоставлении муниципальной услуги – в день их поступления;

рассмотрение начальником Управления и передача на исполнение ответственному должностному лицу – не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации документов (срок рассмотрения – 10 минут на каждый официальный документ);

выдача методической литературы – в течение 1 рабочего дня;

подготовка и организация семинара, лекции – не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления);

оказание консультации – в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи, в течение 5 рабочих дней – на заявку (заявление) поступившее по почте, в электронном виде, по сети Интернет;

проверка комплектности и правильности оформления документов, представленных для рассмотрения ЭПМК Комитета (ЦЭК Администрации) в соответствии с пунктом 15 настоящего Административного регламента - в течение 3 рабочих дней;

Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

10. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253; 2010, № 31, ст. 4196);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, № 20);

- Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике» («Известия Удмуртской Республики», 2005, 19 июля; 2006, 28 декабря; 2010, 14 мая);

- Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» (Известия Удмуртской Республики, 2006, 24 января; 2006, 28 декабря);

- Устав муниципального образования «Город Воткинск», принятый решением Воткинской городской Думы от 09.06.2005г. № 259;

- Положение об Управлении по делам архивов Администрации города Воткинска.

Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии

с законодательными или иными нормативными правовыми актами для

предоставления муниципальной услуги

11. Для получения муниципальной услуги Заявителями представляются следующие документы:

заявка (заявление) об оказании методической и практической помощи, подписанная руководителем организации (Приложение № 1);

сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации или его заместителем к документам: (Приложение № 2);

проект индивидуальной номенклатуры дел в 2-х экземплярах (Приложение № 3);

проект инструкции по делопроизводству в 2-х экземплярах;

проект положения об архиве в 2-х экземплярах;

проект положения о Центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК) в 2-х экземплярах;

описи дел постоянного хранения в 4-х экземплярах (Приложение № 4, 6, 7);

описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение в 4-х экземплярах (Приложение № 4);

описи дел по личному составу (личных дел) в 3-х экземплярах (Приложение № 5);

справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости – оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка терминов (при их наличии), составленный в соответствии с Правилами;

акт об утрате документов (если в опись включен неполный объем документов), в 2-х экземплярах (Приложение № 8);

выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации о согласовании документов, представленных на рассмотрение ЭПМК Комитета или ЦЭК Администрации, оформленная в соответствии с ГОСТ Р-6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст (далее – ГОСТ Р-6.30-2003);

12. Заявители представляют документы для предоставления муниципальной услуги:

лично – по месту нахождения Управления;

почтовым отправлением в адрес Управления;

по электронным каналам связи.

Муниципальная услуга в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг, в электронной форме не предоставляется.

13. Документы, указанные в пункте 11 настоящего Административного регламента, представленные в электронном виде, должны быть заверены электронной цифровой подписью руководителя организации или его заместителя.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов,

необходимых для предоставления муниципальной услуги

14. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги являются:

поступление заявки (заявления) по вопросам, не входящим в компетенцию Управления;

отсутствие в заявке (заявлении) или сопроводительном письме наименования организации, направившей заявку (заявление) или сопроводительное письмо, ее почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ и (или) информации для установления контакта;

оформление представленных документов с нарушением требований Правил и ГОСТ Р-6.30-2003;

отсутствие в Управлении методической литературы для предоставления муниципальной услуги;

если должностное лицо, подписавшее заявку (заявление) или сопроводительное письмо, не обладает полномочиями по их подписанию;

представление неполного количества экземпляров документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа

в предоставлении муниципальной услуги

15. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги является составление представленных документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с нарушением требований, следующих нормативно – правовых актов:

постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, № 20);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года № 1273 «Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 05 ноября, №45);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 12 ноября, № 46);

приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, 20 сентября, № 38);

приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ признан не нуждающимся в государственной регистрации – письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК);

положений об организациях, уставов организаций, утвержденных в установленном порядке;

типовых, примерных номенклатур дел и положений о ЦЭК (ЭК) и архиве, утвержденных в установленном порядке.

Размер платы, взимаемый с Заявителя при предоставлении

муниципальной услуги

16. Управление осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов

о предоставлении муниципальной услуги и

при получении результата предоставления муниципальной услуги

17. Время ожидания Заявителя в очереди при подаче заявки (заявления) или сопроводительного письма с документами, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 15 минут.

Срок регистрации документов Заявителя о предоставлении

муниципальной услуги

18. Регистрация документов Заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день их поступления.

Требования к помещениям, в которых предоставляется

муниципальная услуга, к местам ожидания, информационным стендам

с образцами для заполнения и перечнем документов для получения

муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов

19. Помещения для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03». Помещения оборудуются противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций.

20. Вход в здание, где располагается Управление, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием его наименования, наименование вышестоящего органа и режима работы; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в тёмное время суток.

21. Приём Заявителей ведется ответственным должностным лицом Управления в порядке общей очереди, либо по предварительной записи. Ответственное должностное лицо Управления обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

22. Кабинет ответственного должностного лица Управления должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием номера кабинета, названия должности, фамилии, имени, отчества ответственного должностного лица Управления, осуществляющего предоставление муниципальной услуги. При отсутствии такой возможности помещение для непосредственного взаимодействия ответственного должностного лица Управления с Заявителями может быть организовано в виде отдельного рабочего места.

23. Рабочее место ответственного должностного лица Управления должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приёма документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

Должностное лицо также должно быть проинструктировано или обучено для работы с инвалидами по вопросам, связанным с обеспечением доступности для них объектов и муниципальной услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики.

24. Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на приём по телефонам, указанным в пункте 30 настоящего Административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу Управления желаемое время приёма. При определении времени приёма по телефону ответственное должностное лицо Управления обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приёма граждан и времени, удобного Заявителю.

25. Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, указанной в пункте 26 настоящего Административного регламента, места ожидания приёма должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями. Для осуществления беспрепятственного доступа инвалидов (включая инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-проводников) для получения муниципальной услуги предусматривается:

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи;

надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов с учетом ограничений их жизнедеятельности;

дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, в том числе выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля, допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

допуск собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, предусмотренном приказом Министерства труда и соцзащиты Российской Федерации;

оказание работниками помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

26. На информационных стендах и в информационном терминале размещается следующая обязательная информация:

график работы Управления;

фамилия, имя, отчество начальника Управления;

номера кабинетов, где осуществляются информирование (консультация) Заявителей и приём документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

фамилия, имя, отчество, должность ответственных должностных лиц Управления;

номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты Управления, адрес официального сайта;

фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Администрации города Воткинска;

фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность Управления по предоставлению муниципальной услуги;

настоящий Административный регламент (без приложений);

образцы заявки (заявления), сопроводительного письма и документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, необходимых для предоставления муниципальной услуги (Приложения №№ 1-8);

27. Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах и в информационном терминале, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги

28. Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:

обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы Управления;

обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания муниципальной услуги;

своевременность приёма Заявителей в Управлении;

своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;

своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги.

29. Информация о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги предоставляется ответственными должностными лицами Управления:

непосредственно в Управлении;

при обращении по телефону;

в письменном виде по почте или электронным каналам связи;

на информационных стендах и в информационном терминале.

30. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: 427433, Удмуртская Республика, г. Воткинск, ул. Дзержинского, 6.

Электронный адрес: votarchiv@udm.net

Skype: votkinsk_arch

Справочные телефоны: (34145) 5-60-77; 4-80-99

Факс: (34145) 5-60-77

Управление осуществляет приём Заявителей в соответствии со следующим графиком:

Понедельник-четверг	08.30 - 17.30 (перерыв с 13.00 до 14.00)
Пятница	08.30 - 16.30 (перерыв с 13.00 до 14.00)
Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни	выходные дни

31. Информирование (консультация) при личном обращении в Управление осуществляется начальником, начальником отдела комплектования и использования архивных документов (далее – ответственное должностное лицо) на рабочем месте в соответствии с графиком работы Управления.

32. Ответственное должностное лицо обязано принять Заявителя в назначенный день. Приём может быть перенесён по инициативе Заявителя на другой день или на другое время. В день назначенной встречи ответственное должностное лицо обязано обеспечить Заявителю возможность доступа к месту проведения информирования (консультации). Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование (консультацию), принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

33. Информирование (консультация) по телефону осуществляется ответственными должностными лицами, указанными в пункте 31 настоящего Административного регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Управления (пункт 30 настоящего Административного регламента).

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Управления, фамилии, имени, отчестве, должности ответственного должностного лица, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки ответственное должностное лицо подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует Заявителя по интересующим его вопросам.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

34. При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственное должностное лицо обязано предоставлять информацию по следующим вопросам:

о графике работы Управления;

о месте размещения на официальном сайте Администрации города Воткинска информации о предоставлении муниципальной услуги;

о требованиях к документам, предъявляемым на рассмотрение ЭПМК Комитета (ЦЭК Администрации);

о сроке предоставления муниципальной услуги;

об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

о текущей административной процедуре предоставления муниципальной услуги;

о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

35. Консультации проводятся по следующим вопросам:

- порядок оформления заявления, необходимого для предоставления муниципальной услуги;

- обеспечение сохранности документов Архивного фонда УР;

-организация экспертизы ценности документов;

- составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним;

-составление инструкции по делопроизводству;

- составление номенклатуры дел;

-составление положений о ЦЭК (ЭК) и архиве;

-о порядке предоставления муниципальной услуги.

Во время разговора ответственное должностное лицо должно говорить четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

36. При невозможности ответственного должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведён) начальнику Управления, начальнику отдела комплектования и использования архивных документов, либо обратившемуся должен быть сообщён телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

37. Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять консультирование, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги, и прямо или косвенно влиять на индивидуальное решение Заявителя.

38. Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственное должностное лицо, осуществляющее информирование (консультацию), предлагает Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначает удобное для Заявителя время для личного обращения непосредственно в Управление.

39. Письменное информирование (консультация) при обращении Заявителя в Управление осуществляется путём направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальном сайте Администрации города Воткинска в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении Заявителя.

Ответ на обращение Заявителя представляется в простой, чёткой форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя.

Ответ подписывается начальником Управления (в его отсутствие – начальником отдела комплектования и использования архивных документов) и направляется Заявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

40. При информировании (консультации) в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.

Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.

41. Основными требованиями к информированию являются: достоверность и полнота предоставляемой информации, чёткость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность.

42. В случае возникновения каких-либо вопросов или недоразумений при приёме документов или в процессе предоставления муниципальной услуги Заявитель вправе обратиться к начальнику Управления (в его отсутствие – начальником отдела комплектования и использования архивных документов). В случае невозможности принять Заявителя незамедлительно предусматривается возможность приёма его начальником Управления по предварительной записи, которая производится в тот же день.

43. Сведения о месте нахождения и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальных сайтах «Архивная служба Удмуртии» www.gasur.ru, муниципального образования «Город Воткинск» www.votkinsk.ru, федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» http://gosuslugi.ru и в государственной информационной системе Удмуртской Республики «Портал государственных и муниципальных услуг (функций)» www.uslugi.udmurt.ru, http://услуги.удмуртия.рф. (в редакции Постановления)

Кроме того, на официальном сайте муниципального образования «Город Воткинск» www.votkinsk.ru. размещаются текст настоящего Административного регламента (полная версия); извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги.

44. Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется также в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (http://gosuslugi.ru), государственной информационной системе Удмуртской Республики «Портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.uslugi.udmurt.ru, http://услуги.удмуртия.рф)».

III. Состав, последовательность и сроки

выполнения административных процедур, требования к порядку

их выполнения

45. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация заявки (заявления) о предоставлении муниципальной услуги или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента;

рассмотрение заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, принятие решения начальником Управления;

выдача методической литературы;

подготовка и организация семинара, лекции;

проведение семинара, лекции;

подготовка консультации;

проведение консультации;

проверка комплектности и правильности оформления документов, представляемых для рассмотрения ЭПМК Комитета (ЦЭК Администрации);

составление заключения о качестве представленных документов и подготовка документов к рассмотрению на ЭПМК Комитета или ЦЭК Администрации.

Описание последовательности действий при приеме и регистрации заявки (заявления) о предоставлении муниципальной услуги или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего

Административного регламента

47. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является представление в Управление заявки (заявления) с просьбой о проведении консультации, семинара, лекции и выдаче методической литературы или сопроводительного письма о рассмотрении документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента.

48. Приём и регистрацию заявки (заявления) или документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с сопроводительным письмом осуществляет должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в Управлении в день их поступления.

49. Заявка (заявление) или сопроводительное письмо к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, регистрируется в журнале входящей документации с проставлением регистрационного номера.

По желанию Заявителя при приеме и регистрации заявки (заявления) или сопроводительного письма на втором экземпляре должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию, проставляет отметку о принятии заявки (заявления), документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с сопроводительным письмом с указанием регистрационного номера и даты регистрации.

50. После регистрации заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам ответственное должностное лицо передает заявку (заявление) или документы, указанные в пункте 11 настоящего Административного регламента с сопроводительным письмом, начальнику Управления.

Описание последовательности действий при рассмотрении заявки

(заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным

в пункте 11 настоящего Административного регламента,

принятие решения начальником Управления

51. Зарегистрированная заявка (заявление) или сопроводительное письмо не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации, передается ответственным должностным лицом, в порядке делопроизводства на рассмотрение начальнику Управления.

52. Начальник Управления в течение рабочего дня проставляет визу с указанием ответственного должностного лица за предоставление муниципальной услуги и определяет срок предоставления муниципальной услуги (срок рассмотрения – 10 минут на каждый официальный документ).

53. После рассмотрения начальником Управления заявка (заявление) или сопроводительное письмо с резолюцией передаются ответственному должностному лицу на исполнение.

Описание последовательности действий

при выдаче методической литературы

54. Ответственное должностное лицо определяет перечень методической литературы.

55. Ответственное должностное лицо регистрирует методическую литературу в журнале регистрации выдачи методической литературы во временное пользование (далее – журнал регистрации) в течение 30 минут.

56. Заявитель расписывается в журнале регистрации в получении методической литературы.

57. Ответственное должностное лицо выдает методическую литературу Заявителю.

58. Данная административная процедура осуществляется в течение 1 рабочего дня.

Описание последовательности действий

при подготовке и организации семинара, лекции

59. Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему семинара, лекции в соответствии с заявкой (заявлением).

60. Ответственное должностное лицо составляет и согласовывает с начальником Управления в течение 5 рабочих дней программу проведения семинара, лекции.

61. Ответственное должностное лицо должно согласовать с Заявителем сроки и место проведения семинара, лекции за 7 дней до начала семинара, лекции.

62. Проведенный семинар, лекция регистрируется ответственным должностным лицом в журнале регистрации семинаров и лекций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных сотрудниками Управления для организаций города Воткинска с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания семинара, лекции.

63. Данная административная процедура осуществляется в срок не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления).

Описание последовательности действий

при оказании консультации

64. Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему консультации в соответствии с заявкой (заявлением).

65. Консультация проводится по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела.

66. Консультация предоставляется в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи. На заявку (заявление) поступившее по почте, в электронном виде, по сети Интернет – в течение 5 рабочих дней.

67. Ответственное должностное лицо в течение 20 минут регистрирует оказание консультации в журнале учета консультаций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных сотрудниками Управления для организаций города Воткинска с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания консультации.

Описание последовательности действий при

проверке комплектности и правильности оформления документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета (ЦЭК Администрации)

68. Ответственное должностное лицо в течение 3-х рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента.

69. Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, ответственное должностное лицо готовит документы к представлению на рассмотрение ЭПМК Комитета, ЦЭК Администрации.

70. При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пунктах 14, 15 настоящего Административного регламента, ответственное должностное лицо информирует об этом Заявителя по телефону не позднее 3-х дней со дня поступления документов. Ответственное должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений. Информирование по просьбе организации может осуществляться письменно путём направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальных сайтах, в зависимости от способа доставки ответа, указанного Заявителем. Письменная информация подписывается начальником Управления.

71. Если организация в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полной комплектности, повторяются административные процедуры, указанные в пунктах 45-50, 68-71 настоящего Административного регламента.

72. Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации, организация не представит в Управление надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, ответственное должностное лицо не позднее 3-х рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы Заявителю по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю Заявителя. При этом ответственное должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением

муниципальной услуги

73. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному предоставлению муниципальной услуги, повышение ответственности и исполнительской дисциплины муниципальных служащих Управления.

74. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

75. Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в следующих формах:

текущий контроль;

контроль со стороны граждан.

76. Система контроля предоставления муниципальной услуги включает в себя:

организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;

проверку хода и качества предоставления муниципальной услуги;

учет и анализ результатов исполнительской дисциплины муниципальных служащих Управления.

Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами Управления положений Административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования

к предоставлению муниципальной услуги

77. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляет начальник Управления.

78. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Управления проверок соблюдения и исполнения иными должностными лицами Управления положений настоящего Административного регламента – постоянно на протяжении предоставления муниципальной услуги.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством

предоставления муниципальной услуги

79. Основанием для проведения плановых проверок является годовой план работы Управления.

80. Внеплановые проверки проводятся по решению начальника Управления или по решению Главы Администрации города Воткинска на основании конкретного обращения Заявителя.

81. Проведение проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги начальником Управления может быть поручено должностному лицу Управления, назначенному ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, либо рабочей группе, сформированной из сотрудников Управления.

82. При проведении проверки осуществляется контроль за:

обеспечением прав Заявителей на получение муниципальной услуги;

исполнением нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 10 настоящего Административного регламента;

своевременностью, полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.

83. Результаты проведения проверки оформляются в виде справки, в которой отражаются выявленные нарушения и замечания, а также предложения по их устранению. В случае необходимости к справке прилагаются копии документов, объяснительные записки должностных лиц Управления.

84. По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.

85. Заявители могут контролировать предоставление муниципальной услуги путём получения информации о ней по телефону, по электронной почте, путём письменных обращений.

86. Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины ответственных должностных лиц Управления, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется в соответствии с Положением об Управлении.

Ответственность должностных лиц Управления

за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги

87. В случае выявления нарушений прав Заявителей к виновным ответственным должностным лицам Управления осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

88. Персональная ответственность должностных лиц Управления закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

89. Ответственность за предоставление муниципальной услуги и соблюдение установленных сроков её осуществления несет начальник Управления.

90. Должностные лица Управления, уполномоченные на предоставление муниципальной услуги, несут дисциплинарную ответственность за:

правильность предоставления муниципальной услуги;

соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) муниципального органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц (муниципальных служащих)

91. Решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) должностных лиц Управления могут быть обжалованы Заявителем в досудебном (внесудебном) порядке.

92. Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц Управления и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - жалоба), устно или письменно к начальнику Управления или его заместителю.

93. В письменной жалобе указываются:

фамилия, имя, отчество;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

наименование должности, фамилия должностного лица Управления (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

изложение сути жалобы. В жалобе указываются причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых Заявитель считает, что нарушены его права, свободы, законные интересы, созданы препятствия к их реализации, а также иные сведения, которые он считает необходимым сообщить. К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные обстоятельства, с указанием их перечня;

личная подпись;

дата обращения.

94. Поступившие в Управление письменные жалобы подлежат обязательной регистрации. Письменные жалобы регистрируются должностным лицом Управления, ответственным за делопроизводство, в установленном порядке в день поступления и направляются на рассмотрение начальнику Управления (в его отсутствие – начальнику отдела комплектования и использования архивных документов).

95. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 15 календарных дней со дня её регистрации.

96. Рассмотрение обращения в устной форме в порядке досудебного обжалования осуществляется в течение одного рабочего дня.

97. Начальник Управления или начальник отдела комплектования и использования архивных документов:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в том числе, в случае необходимости, с участием Заявителя или его представителя;

определяет должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы;

в соответствии с действующим законодательством запрашивает дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы, в других органах государственной власти, местного самоуправления, у иных должностных лиц;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав и законных интересов Заявителя, даёт письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

98. Обращения Заявителя, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц Управления, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

99. На жалобу дается письменный ответ, оформленный в соответствии с правилами делопроизводства, содержащий ответ о принятом решении и действиях, произведенных в соответствии с принятым решением. Ответ на жалобу подписывается начальником Управления (в его отсутствие – начальник отдела комплектования и использования архивных документов);

100. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в Управление. Заявитель, направивший обращение, уведомляется о данном решении.

101. Ответ на жалобу не дается, если:

в письменной жалобе не указаны сведения, приведенные в пункте 105 настоящего Административного регламента;

в письменной жалобе содержатся оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица Управления, членов его семьи;

текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем письменно сообщается Заявителю, направившему жалобу, в течение 7 дней со дня регистрации жалобы, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

102. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, Заявитель вправе направить повторное обращение.

103. Для обжалования действий в досудебном (внесудебном) порядке Заявитель вправе запрашивать и получать от Управления:

информацию о ходе предоставления муниципальной услуги;

копии документов, подтверждающих обжалуемое действие (бездействие) должностных лиц Управления, заверенные в установленном порядке.

104. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

105. Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, если решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию города Воткинска по адресу: Ленина ул., д. 7, г. Воткинск, 427430; тел. (8-341-45) 5-17-21, факс 5-17-11 ; E-mail: votadmin@udm.net.

Комитет по делам архивов при Правительстве УР по адресу: ул.Ломоносова, д. 5, г. Ижевск, 426004; (3412) 97-29-06; E-mail: komitet@gasur.izhnet.ru.

106. В случае, если Заявитель не удовлетворен результатами рассмотрения жалобы в инстанциях, указанных в пункте 105 настоящего Административного регламента, он может обжаловать принятое решение в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

107. В соответствии с законодательством Российской Федерации Заявитель, чьи права были нарушены, вправе обратиться с жалобой непосредственно в органы, перечисленные в пункте 105 настоящего Административного регламента, а также в органы прокуратуры и суда.

---

Приложение № 1

к Административному

регламенту

Форма заявки (заявления)

Бланк письма организации

Начальнику

Управления по делам архивов

Администрации города Воткинска

Об оказании методической и практической помощи

Уважаемая (ый) !

(Полное название Заявителя) просит Вас оказать методическую и практическую помощь по ___________________________________________________________________________________.

(название темы, вопроса)

Руководитель

(сокращенное название организации,

учреждения, предприятия) подпись расшифровка подписи

ФИО исполнителя

телефон

---

Приложение № 2

к Административному

регламенту

Форма сопроводительного письма

Бланк письма организации

Начальнику

Управления по делам архивов

Администрации города Воткинска

Уважаемая (ый) !

Направляем на рассмотрение ЭПМК Комитета (ЭМК Управления) документы (указать виды документов). Просим согласовать (утвердить).

Приложение на _______________ л. в ______________ экз.

(кол-во листов) (кол-во экземпляров)

Руководитель

(сокращенное название организации,

учреждения, предприятия) подпись расшифровка подписи

ФИО исполнителя

телефон

---

Приложение № 3

к Административному

регламенту

Форма номенклатуры дел

Наименование организации
				УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На ____________год				Руководитель организации
				Подпись Расшифровка подписи
				Дата
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)		Количество дел		Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание
1	2		3		4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) _____________________ (наименование _______________________________________ организации) от _____________________________№_____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от __________________________№_____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в _________году

в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 ´ 297)

---

Приложение № 4

к Административному

регламенту

Форма описи дел постоянного хранения организации

Фонд № _________________ ОПИСЬ № _______________ дел постоянного хранения за _________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ______________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с № _________________________ по № _______________________ , в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) _______________________ (наименование _________________________________________ организации) от _____________________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от ______________ № ______________

Формат А4 (210 ´ 297)

---

Приложение № 5

к Административному

регламенту

Форма описи дел по личному составу

__________________________________

Наименование организации

Фонд № _______________ ОПИСЬ № _____________ дел по личному составу за _______________________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ____________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с № ___________________ по № _____________________ , в том числе:

литерные номера:_______________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Начальник должности

руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) __________________ (наименование ____________________________________ организации) от ______________ № ______________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от ______________ № ______________

Формат А4 (210 ´ 297)

Приложение № 7.1

к Административному

регламенту

Форма описи видеодокументов

______________________________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ №___________ ______________________________________ (название описи) ________________________________ год(ы)								УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи		Хронометраж видео- записи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения			Состав текстовой сопроводитель - ной документации	Примечания
											Оригинал	Копия
1	2	3	4	5	6	7	8		9	10	11		12	13	14

В данный раздел описи внесено____________________________ ед. уч. _____________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

с № ______ по №_______, в том числе: литерные номера: _________________, пропущенные номера: ________________

и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) __________________________ (наименование ____________________________________________ организации) от ________________________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от ______________ № ______________

Формат А4 (297 ´ 210)

---

Приложение № 7.2

к Административному

регламенту

Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок)

___________________________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ №___________ ______________________________________ (название описи) ________________________________ год(ы)								УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата
Номер единицы учета	Номер стороны (единицы хранения)	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполни тель произведения	Язык	Дата изготов- ления	Место изготов- ления	Порядковый номер, диа-метр, мат-ериал, грам-оригинала	Время звуча-ния	Количество единиц хранения		Состав тексто-вой сопрово-дительной до-кументации	Примечания
											Грам-ори-гинал	Грам-плас-тинка
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

В данный раздел описи внесено___________________________ ед. уч. ___________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

с №_________ по № ____________, в том числе: литерные номера: _________________, пропущенные номера: ______________________

и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) ____________________________________ (наименование организации) от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от ______________ № ______________

Формат А4 (297 ´ 210)

Приложение № 7.3

к Административному

регламенту

Форма описи фонодокументов магнитной записи

________________________________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ № ____________________________ _____________________________________ (название описи) ________________________________ год(ы)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

Номер единицы учета пп	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Место записи, перезаписи	Скорость звучания	Время звучания	Тип и формат магнитной ленты	Количество единиц хране- ния/метраж		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
												Оригинал	Копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

В данный раздел описи внесено_____________________________ ед. уч. ________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

с № _________ по № ___________, в том числе: литерные номера: ____________________,пропущенные номера:

_____________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) ____________________________________ (наименование ______________________________________________________ организации) от __________________________________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР от ______________ № ______________

Формат А4 (297 ´ 210)

Приложение № 7.4

к Административному

регламенту

Форма описи фотоальбомов

_______________________________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ № _________________ ______________________________________ (название описи) ________________________________ год(ы)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

Номер ед. хр.	Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки	Количество фотоотпечатков	Состав текстовой сопроводительной документации	Внешние особенности	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи внесено ________________________ ед. уч____________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

с №____________ по № ____________, в том числе:

литерные номера: _____________________, пропущенные номера: _____________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

__________________________________________________________ фотоотпечатков.

(цифрами и прописью)

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) _______________________________________ (наименование _________________________________________________________ организации) от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от ______________ № ______________

Формат А4 (297 ´ 210)

Приложение № 7.5

к Административному

регламенту

Форма описи фотодокументов

___________________________________________

(наименование организации)

ОПИСЬ № _____________________________ ______________________________________ (название описи) ________________________________ год(ы)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

Номер ед. хр.	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	Количество кадров панорамной съемки	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи внесено_____________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

с №____________ по №___________, в том числе: литерные номера: _________________, пропущенные номера: ____________________

и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя описи

Дата

Заведующий архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) ____________________________________ (наименование ______________________________________________________ организации) от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от ______________ № ______________

Формат А4 (297 ´ 210)

Приложение № 7.6

к Административному

регламенту

Форма описи электронных документов постоянного хранения организации

___________________________________

Наименование организации

Фонд № __________________________ ОПИСЬ № ________________________ электронных дел, документов постоянного хранения за ____________________год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи Дата

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено___________________________________________дел,

(цифрами и прописью)

с №_____________________________ по № _____________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Объемом _________________________________________Мб.

Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) ________________ (наименование __________________________________ организации) от ______________ № ______________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской республики от ______________ № ______________

Формат А4 (210 ´ 297)

Приложение № 6

к Административному

регламенту

Форма описи научно-технических документов

_________________________________

(наименование организации)

Фонд №__________ Опись № _________ дел постоянного хранения за ________________ годы

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

№ п/п	Учетный номер ед.хр. в организации	Производственный индекс (шифр) разработки	Заголовок ед.хр.	Стадия (этап) разработки	Автор, руководитель, ответственный исполнитель	Организация-разработчик, соисполнители	Годы разработки	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

В опись включено _________________________________________________ единиц хранения с № _________ по № __________

(прописью, цифрами)

Литерные номера _______________, пропущенные номера __________________

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Зав. техническим архивом Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК)__________________________ (наименование ____________________________________________ организации) от ____________№______________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от ______________ № ______________

Формат А4 (297x210)

Приложение № 8

к Административному

регламенту

Форма акта об утрате документов

____________________________________

(наименование организации)

АКТ ______________№__________________ об утрате документов

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации Подпись Расшифровка Дата

Фонд № ____________________________________________________________________________

(название фонда)

В результате____________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

№ п/п	Опись №	Ед. хр. №	Заголовок ед.хр.	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Итого____________________________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими

ед.хр.: _______________________________________________________________________________

(номера ед.хр. и их групповые заголовки)

_____________________________________________________________________________________

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО* Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР от _________________________№_____________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК)________________ (наименование организации) ________________________________________ от__________________№__________

*Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Формат А4 (210x297мм)